Quba-Viewer: Ihre Lösung für die E-Rechnungspflicht ab 2025
Aktualisiert am 28.10.2026 · Erstveröffentlichung 08.12.2024
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wer eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei bekommt, steht schnell vor der Frage, wie sich die Rechnung lesen und prüfen lässt. Dafür eignet sich der Quba Viewer: Er ist kostenlos, quelloffen und arbeitet komplett offline. Mit Version 2.0 kann er E-Rechnungen jetzt auch validieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was der Quba Viewer kann und wo seine Grenzen liegen. Außerdem zeigen wir, welche Fristen der E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen gelten.
Was ist der Quba Viewer?
Der Quba Viewer ist ein kostenloses Open-Source-Programm, mit dem Sie elektronische Rechnungen anzeigen können. Er stellt den maschinenlesbaren XML-Datensatz einer E-Rechnung als lesbares Dokument dar. Das funktioniert bei einer reinen XRechnung ebenso wie bei Hybridformaten wie ZUGFeRD bzw. Factur-X, die eine PDF-Ansicht und eine eingebettete XML-Datei kombinieren.
Entwickelt wird der Quba Viewer im Umfeld des Open-Source-Projekts Mustangproject, einer verbreiteten Bibliothek für ZUGFeRD und XRechnung.
Was ist neu in Quba 2.0?
Am 15.10.2026 ist Quba 2.0 erschienen. Die neue Version wurde grundlegend überarbeitet und basiert jetzt direkt auf Mustangproject. Die wichtigsten Neuerungen:
- Offline-Validierung: Quba prüft E-Rechnungen auf formale Fehler, ohne dass Daten Ihr Gerät verlassen.
- ZUGFeRD/Factur-X erstellen: Aus einer vorhandenen PDF/A-Datei können Sie eine hybride E-Rechnung erzeugen.
- Plattformen: Windows, Linux und macOS (Apple Silicon)
Funktionen im Überblick
- Anzeige von E-Rechnungen
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X werden übersichtlich und lesbar dargestellt. - Validierung
Seit Version 2.0 erkennt Quba Formatfehler, bevor Sie eine Rechnung buchen oder weiterleiten. - Offline und datensparsam
Das Programm braucht keine Internetverbindung. Ihre Rechnungsdaten bleiben auf Ihrem Rechner. - Plattformübergreifend
Quba läuft gleichermaßen unter Windows, Linux und macOS. - Kostenlos und Open Source
Es fallen keine Lizenzkosten an. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar.
Wofür eignet sich der Quba Viewer und wofür nicht?
Gut geeignet für:
- Sichtprüfung eingehender Rechnungen: Sie können Rechnungsinhalte schnell lesen und auf Plausibilität prüfen.
- Formale Prüfung: Mit der Validierung erkennen Sie fehlerhafte Datensätze und können beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern.
- Abgleich bei Hybridformaten: Sie sehen, ob PDF-Ansicht und XML-Daten übereinstimmen.
- Kleine Rechnungsvolumen: Für Selbstständige und kleine Betriebe, die nur wenige E-Rechnungen im Monat erhalten, reicht das oft aus.
Nicht geeignet als:
- Archiv: Quba ist ein Anzeige- und Prüfwerkzeug. Für die gesetzlich vorgeschriebene unveränderte Aufbewahrung der E-Rechnung brauchen Sie eine eigene Lösung.
- Ersatz für Buchhaltungs- oder ERP-Software: Quba übernimmt weder die Buchung noch die Freigabe-Workflows oder die automatische Weiterverarbeitung.
Wichtig: Bei Hybridformaten zählt der XML-Teil
Das Bundesfinanzministerium hat mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 mehrere Punkte klargestellt, die für den Rechnungseingang relevant sind:
- Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Bei ZUGFeRD/Factur-X zählt der XML-Teil und nicht die PDF-Ansicht. Weichen beide voneinander ab, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
- Nicht jeder Fehler wirkt gleich.
- Bei Formatfehlern gilt das Dokument nicht als E-Rechnung.
- Bei Inhaltsfehlern, zum Beispiel einem falschen Steuersatz, entfällt der Vorsteuerabzug, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt.
- Geringfügige Geschäftsregelfehler sind in der Regel unschädlich.
- Validierung wird empfohlen. Eine Prüfung beim Rechnungseingang hilft, fehlerhafte Rechnungen frühzeitig zu erkennen.
- Aufbewahrung im Originalformat. Der XML-Datensatz muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein PDF-Ausdruck oder Screenshot genügt nicht.
Ein Viewer wie Quba ist deshalb besonders nützlich: Er zeigt Ihnen die tatsächlich maßgeblichen XML-Daten und nicht nur die PDF-Ansicht.
E-Rechnungspflicht: Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle inländischen Unternehmen |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen (B2B) | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen (B2B) | Alle übrigen Unternehmen |
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt trotzdem für alle.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie die Details für Ihr Unternehmen bitte mit Ihrer Steuerberatung.
So installieren Sie den Quba Viewer
- Öffnen Sie die offizielle Website quba-viewer.org.
- Wählen Sie den Download für Ihr Betriebssystem (Windows, Linux oder macOS).
- Installieren Sie das Programm und öffnen Sie eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei per Doppelklick oder über das Menü.
Tipp für Unternehmen: Wenn Sie Quba auf mehreren Arbeitsplätzen einsetzen möchten, sollte die Software zentral verteilt und aktualisiert werden. Das übernehmen wir für unsere Kunden über unser Endpoint-Management.
Wie geht es nach dem Viewer weiter?
Für die ersten E-Rechnungen reicht ein Viewer. Spätestens wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen oder das Rechnungsvolumen steigt, lohnt sich ein durchgängiger Prozess:
- Eingang: zentrales Postfach für E-Rechnungen
- Prüfung: Validierung und sachliche Freigabe
- Verarbeitung: Übernahme in Buchhaltung oder ERP
- Aufbewahrung: revisionssichere Ablage im Originalformat
- Ausstellung: Rechnungsprogramm mit XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Export
masedo unterstützt Sie dabei: Wir analysieren Ihren aktuellen Rechnungseingang, empfehlen passende Lösungen und setzen sie technisch um, von der Softwareverteilung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Häufige Fragen zum Quba Viewer
Was ist der Quba Viewer?
Ein kostenloses Open-Source-Programm, mit dem Sie E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X anzeigen und seit Version 2.0 auch validieren können.
Ist der Quba Viewer wirklich kostenlos?
Ja. Die Software ist Open Source und ohne Lizenzkosten nutzbar.
Braucht der Quba Viewer eine Internetverbindung?
Nein. Anzeige und Validierung laufen komplett offline auf Ihrem Gerät.
Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
Windows, Linux und macOS (Apple Silicon).
Kann ich mit dem Quba Viewer E-Rechnungen erstellen?
Eingeschränkt. Seit Version 2.0 kann Quba aus einer vorhandenen PDF/A-Datei eine ZUGFeRD/Factur-X-Rechnung erzeugen. Für die regelmäßige Rechnungsstellung empfehlen wir ein Rechnungsprogramm mit integriertem E-Rechnungs-Export.
Kann ich E-Rechnungen im Quba Viewer archivieren?
Nein. Quba ist ein Anzeige- und Prüfwerkzeug. Die gesetzlich geforderte unveränderte Aufbewahrung der XML-Datei braucht eine eigene Archivlösung.
Reicht der Quba Viewer, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?
Für das reine Lesen eingehender E-Rechnungen ja. Zur vollständigen Umsetzung gehören aber auch Weiterverarbeitung, Aufbewahrung im Originalformat und ab 2027/2028 die eigene Ausstellung von E-Rechnungen.
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 01.01.2027, sonst spätestens ab dem 01.01.2028. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025.
Fazit
Der Quba Viewer ist ein praktisches, kostenloses Werkzeug, um E-Rechnungen zu lesen und mit Version 2.0 auch zu prüfen. Für kleine Rechnungsvolumen ist er ein guter Einstieg. Ein Archiv oder eine Buchhaltungslösung ersetzt er nicht. Spätestens mit der Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028 sollte der gesamte Rechnungsprozess stehen.
Jetzt den Quba Viewer kostenlos herunterladen
Zum Download auf quba-viewer.org
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